Een verhuurder en huurder kunnen overeenkomen dat naast de huurprijs andere bepaalde kosten in rekening worden gebracht aan de huurder. De wet noemt nutsvoorzieningen met een individuele meter en servicekosten (de zaken en diensten die geleverd worden in verband met de bewoning van de woonruimte).
Servicekosten zijn geen verdienmodel voor de verhuurder. Het uitgangspunt is dat de servicekosten alleen daadwerkelijk gemaakte kosten zijn die tevens een redelijke vergoeding voor de geleverde service zijn. De verhuurder moet jaarlijks aan de huurder een rubrieksgewijs overzicht met de afrekening van de servicekosten verstrekken [artikel 7:259 BW]. Daarbij heeft de huurder recht op inzage in de stukken die aan dat overzicht ten grondslag liggen. De verhuurder moet de afrekening verstrekken binnen zes maanden na het einde van het kalenderjaar.
De hoogte van de servicekosten worden in de praktijk meestal afgesproken als voorschot. Als partijen afspreken dat een vaste vergoeding zonder afrekening/verrekening is verschuldigd, dan heeft de huurder (toch) recht op afrekening en (eventuele) terugbetaling. Als de vaste vergoeding lager is dan de afrekening van de werkelijke kosten, dan heeft de verhuurder echter geen recht op bijbetaling. Het is dus niet mogelijk om afrekening ten nadele van de huurder contractueel uit te sluiten.
Door de invoering van de Wet modernisering servicekosten per 1 januari 2027 worden de nutsvoorzieningen met een individuele meter onder het begrip servicekosten geschaard en wordt een limitatieve lijst met acht categorieën en kostenposten opgenomen in het Besluit servicekosten. Deze categorieën zijn: (1) warmte en koude, (2) elektriciteit, gas en water, (3) roerende zaken, (4) kleine herstellingen, (5) toezicht, beveiliging en vuil, (6) signaallevering, (7) verzekeringen en fondsvorming en (8) administratiekosten. Daarnaast treedt een ministeriële regeling in werking, waarbij regels worden gesteld over de wijze van berekening en de maximale hoogte van servicekosten.
De (nieuwe) wettelijke regeling benadrukt dat de huurder het bedrag is verschuldigd dat in overeenstemming is met de geldende wettelijke voorschriften of met hetgeen als een redelijke vergoeding voor de geleverde zaken en diensten kan worden beschouwd. De huurder kan dit ter toetsing aan de huurcommissie voorleggen. In beginsel worden de werkelijke kosten als redelijk beschouwd.
Alleen afrekening van posten die zijn overeengekomen
Bij de afrekening van de servicekosten staat voorop dat de huurder alleen kosten verschuldigd is voor de posten die in de huurovereenkomst zijn overeengekomen. Indien een bepaalde post niet in de huurovereenkomst is opgenomen, is de huurder dus geen betaling verschuldigd. Na de invoering van de Wet modernisering servicekosten per 1 januari 2027 is de huurder alleen servicekosten verschuldigd voor posten indien de betreffende post in het Besluit servicekosten is opgenomen. Voor huurovereenkomsten die vóór 1 januari 2027 zijn gesloten, blijven de oude regels in principe van toepassing (tenzij partijen afspreken dat zij de nieuwe regels toepassen).
Onroerende zaken en aanhorigheden kunnen niet worden afgerekend via de servicekosten
De kosten voor onroerende zaken en aanhorigheden kunnen niet worden afgerekend via de servicekosten, omdat de (kale) huurprijs de vergoeding omvat voor het gebruik daarvan. De (maximale) hoogte van die vergoeding wordt bepaald door het puntenstelsel. Apparaten, installaties of andere voorzieningen die deeluitmaken van de onroerende zaak, zoals een CV-ketel, ingebouwde keukenapparatuur of een gemeenschappelijke groenvoorziening/tuin, kunnen dus niet apart als servicekosten in rekening worden gebracht. Ook kan de verhuurder geen kosten in rekening brengen voor diensten of zaken waarvan de huurder het genot niet ontleent aan de huurovereenkomst, zoals het gebruik van een groenvoorziening met een openbare bestemming.
Onderhoudswerkzaamheden kunnen soms in rekening worden gebracht
Onderhoudswerkzaamheden moeten in principe door de verhuurder worden betaald uit de kale huurprijs. De verhuurder mag daarvoor geen aparte vergoeding in rekening brengen. Het gaat immers om kosten die horen bij het gebruik van de zaak waarvoor de huurder de huurprijs betaalt.
Sommige (kleine) onderhoudswerkzaamheden zijn op basis van de wet en het Besluit kleine herstellingen voor rekening van de huurder. Ten aanzien van die (kleine) onderhoudswerkzaamheden kan de verhuurder met de huurder overeenkomen dat die werkzaamheden door de verhuurder worden uitgevoerd voor rekening van huurder. Het gaat dan dus om een aanvullende service, waarvan de verhuurder de betreffende kosten wél aan de huurder als servicekosten kan doorbelasten.
Huurcommissie en kantonrechter
Zowel verhuurder als huurder kan de Huurcommissie verzoeken om een uitspraak te doen over (de afrekening van) de servicekosten. Voor huurcontracten die zijn gesloten na de invoering van de Wet betaalbare huur per 1 juli 2024 geldt dat de huurcommissie voor alle huursegmenten bevoegd is om een uitspraak te doen. Voor huurcontracten oudere huurcontracten is de huurcommissie alleen bevoegd binnen het gereguleerde segment en zijn huurders in de vrije sector aangewezen op de kantonrechter. Een verzoek bij de huurcommissie kan worden gedaan tot uiterlijk twee jaar nadat de termijn is verstreken waarin de verhuurder de afrekening had moeten verstrekken.
Geschillen over de afrekening van de servicekosten kunnen ook worden voorgelegd aan de kantonrechter. Daarbij geldt in beginsel de reguliere verjaringstermijn van vijf jaar. Indien partijen het niet eens zijn met de uitspraak van de Huurcommissie, dan kunnen partijen zich binnen acht weken wenden tot de kantonrechter.